A la hora de reflexionar sobre nuestras reuniones laborales, debemos admitir lo que ya sabemos, y es que la mayoría de nosotros las odiamos. Esto es así, principalmente porque: 

  • Nos quitan tiempo de trabajo. 
  • Nos desconcentran de las tareas específicas. 
  • La participación generalmente es nula o baja.  
  • Somos espectadores de temas que no se relacionan con nuestro trabajo. 
  • Comienzan o terminan en horarios diferentes a los pautados. 
  • La lista sigue y sigue. 

Por su parte, los organizadores suelen creer que son los mejores anfitriones y que todas sus reuniones son prácticas, pragmáticas y efectivas. Aunque, la mayoría del tiempo, fracasan incluso ejerciendo muchas de las metodologías ágiles o los sistemas modernos de reuniones efectivas. 

Lo importante es comprender que cada reunión es un evento único y tan particular como las personas que participan de ella (por personalidad, contexto, tiempo, proyecto, etc.) y que debemos evolucionar en pos de garantizar que cada participante pueda rescatar algo valioso al finalizar el encuentro.  

Para eso, los anfitriones debemos planificar cada reunión para que sea efectiva y valernos de conceptos modernos para brindar la mejor experiencia antes, durante, y después del evento. 

Pre-reunión: Mas allá de reservar el espacio en el calendario y sala (virtual o física), procuremos:  

  • Listar los temas a tratar.  
  • Definir y comunicar el objetivo.  
  • Definir y comunicar el resultado esperado. 
  • Invitar solo a las personas necesarias, invitadas y optativas. 
  • Establecer qué tema/s pertenecen a cada participante. 
  • Consensuar con anterioridad el mejor momento de convocatoria. 
  • Establecer las normas de comunicación. 

En reunión: El evento debe ser percibido por todos con la importancia que tiene y siempre debe abordar específicamente lo establecido. Asimismo, es recomendable establecer algunas de las reglas de organización, tales como:  

  • Cumplir con el horario pautado. 
  • Seguir la lista de temas. 
  • Prestar atención. 
  • Dejar a un lado móviles o dispositivos que no estén empleándose para la reunión. 
  • Evitar las interrupciones al orador de turno. 
  • Permitir el retiro de las personas que no van a tener intervención. 
  • Exponer el contenido de manera asertiva, concreta y directa. 
  • Moderar las participaciones. 
  • Terminar con un plan de acción. 

Pos-reunión: La conclusión de la reunión debe acompañarse con acciones que mejoren su experiencia, como la confección de un registro del encuentro, que permitirá a cualquier participante establecer las tareas para seguir trabajando. A modo de ejemplo: 

  • Minuta de reunión. 
  • Plan de acción. 
  • Asignación de temas. 
  • Definición de próximos encuentros. 
  • Seguimiento de compromisos asumidos.