A la hora de reflexionar sobre nuestras reuniones laborales, debemos admitir lo que ya sabemos, y es que la mayoría de nosotros las odiamos. Esto es así, principalmente porque:
- Nos quitan tiempo de trabajo.
- Nos desconcentran de las tareas específicas.
- La participación generalmente es nula o baja.
- Somos espectadores de temas que no se relacionan con nuestro trabajo.
- Comienzan o terminan en horarios diferentes a los pautados.
- La lista sigue y sigue.
Por su parte, los organizadores suelen creer que son los mejores anfitriones y que todas sus reuniones son prácticas, pragmáticas y efectivas. Aunque, la mayoría del tiempo, fracasan incluso ejerciendo muchas de las metodologías ágiles o los sistemas modernos de reuniones efectivas.
Lo importante es comprender que cada reunión es un evento único y tan particular como las personas que participan de ella (por personalidad, contexto, tiempo, proyecto, etc.) y que debemos evolucionar en pos de garantizar que cada participante pueda rescatar algo valioso al finalizar el encuentro.
Para eso, los anfitriones debemos planificar cada reunión para que sea efectiva y valernos de conceptos modernos para brindar la mejor experiencia antes, durante, y después del evento.
Pre-reunión: Mas allá de reservar el espacio en el calendario y sala (virtual o física), procuremos:
- Listar los temas a tratar.
- Definir y comunicar el objetivo.
- Definir y comunicar el resultado esperado.
- Invitar solo a las personas necesarias, invitadas y optativas.
- Establecer qué tema/s pertenecen a cada participante.
- Consensuar con anterioridad el mejor momento de convocatoria.
- Establecer las normas de comunicación.
En reunión: El evento debe ser percibido por todos con la importancia que tiene y siempre debe abordar específicamente lo establecido. Asimismo, es recomendable establecer algunas de las reglas de organización, tales como:
- Cumplir con el horario pautado.
- Seguir la lista de temas.
- Prestar atención.
- Dejar a un lado móviles o dispositivos que no estén empleándose para la reunión.
- Evitar las interrupciones al orador de turno.
- Permitir el retiro de las personas que no van a tener intervención.
- Exponer el contenido de manera asertiva, concreta y directa.
- Moderar las participaciones.
- Terminar con un plan de acción.
Pos-reunión: La conclusión de la reunión debe acompañarse con acciones que mejoren su experiencia, como la confección de un registro del encuentro, que permitirá a cualquier participante establecer las tareas para seguir trabajando. A modo de ejemplo:
- Minuta de reunión.
- Plan de acción.
- Asignación de temas.
- Definición de próximos encuentros.
- Seguimiento de compromisos asumidos.
